Cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả mà không phải ai cũng biết

Có rất nhiều cách để tương tác với khách hàng như gửi email, trao đổi trực tiếp, sử dụng mạng xã hội… Nhưng gọi điện thoại mới là sự lựa chọn lý tưởng để bạn tạo nên một cuộc nói chuyện hiệu quả.

Nói chuyện với khách hàng qua điện thoại tưởng như dễ nhưng lại không hề dễ. Bởi vì bạn sẽ không nhìn thấy gương mặt người đang nói chuyện, việc truyền tải thông điệp đầy đủ đến khách hàng đôi khi lại không đạt hiệu quả như mong muốn.

Gọi điện thoại cho khách hàng là cả một nghệ thuật. Vì vậy, bài viết này sẽ chỉ ra cho bạn một vài mẹo nhỏ về cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả để có thể xử lý các cuộc gọi một cách chuyên nghiệp nhất nhé.

Ghi ra những thông tin quan trọng và cần thiết

Nếu bạn mới làm quen với công việc gọi điện cho khách hàng và còn nhiều bỡ ngỡ hay có đôi chút lo lắng thì hãy chuẩn bị sẵn giấy và bút. Nó sẽ giúp ích cho bạn trong việc ghi lại những thông tin cần thiết một cách đầy đủ như tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ… của khách hàng và những thông tin quan trọng. Một cuộc gọi với đầy đủ thông tin để trình lên cấp trên hay chuyển giao cho bộ phận khác sẽ luôn được đánh giá cao và làm hài lòng khách hàng vì bạn không bỏ sót bất cứ thông tin nào của họ. Cách này tuy thủ công nhưng lại vô cùng hiệu quả.

Thái độ chân thành và giọng nói biểu cảm

Sẽ rất sai lầm nếu bạn nghĩ rằng nói chuyện qua điện thoại thì khách hàng không thể đánh giá được thái độ của bạn. Cảm nhận của khách hàng cũng chính là thước đo để đánh giá cuộc nói chuyện đã hiệu quả hay chưa.

Vì vậy, việc đầu tiên bạn cần làm khi bắt đầu một cuộc gọi là tạo ấn tượng tốt với khách hàng bằng lời chào chuyên nghiệp và nụ cười chân thành. Cho dù khách hàng không nhìn thấy bạn đi chăng nữa thì việc mỉm cười ngay khi bạn kết nối với họ sẽ tạo nên tâm lý thoải mái và tích cực để cuộc nói chuyện trở nên thân thiện và hiệu quả hơn.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải để ý đến tốc độ khi nói chuyện để khách hàng có thể nghe rõ ràng và hiểu hết những gì bạn muốn truyền đạt. Tốc độ phù hợp khi nói chuyện qua điện thoại là 130 đến 150 từ mỗi phút.

Giọng nói từ tốn, thái độ nghiêm túc lắng nghe của bạn còn giúp khách hàng dễ dàng trao đổi và có thể bình tĩnh hơn trong những tình huống phàn nàn hay khiếu nại.

Nói đúng trọng tâm

Một cuộc gọi thành công là khi bạn nói ngắn gọn nhưng vẫn truyền tải hết nội dung, giải quyết được vấn đề và làm khách hàng hài lòng. Những câu hỏi hay những nội dung bạn muốn truyền đạt cần phải đúng trọng tâm, không nói lan man, dài dòng khiến khách hàng khó hiểu.

Đặc biệt khi lắng nghe hay đặt câu hỏi cho khách hàng, bạn phải thật kiên nhẫn và chú tâm để chắt lọc những thông tin cần thiết và quan trọng.

Chọn cách diễn đạt và ngôn ngữ khác nhau cho từng đối tượng khách hàng

Khách hàng của bạn không phải ai cũng có trình độ giống nhau. Vì thế, với những đối tượng khác nhau thì bạn nên chọn cách diễn đạt và ngôn ngữ khác nhau.

Ví dụ khách hàng là người lao động phổ thông thì bạn không thể dùng những thuật ngữ quá chuyên ngành vì sẽ gây khó hiểu. Nhưng đối với tầng lớp trí thức khi bạn dùng ngôn ngữ đúng chuyên ngành sẽ được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp. 

Ngoài ra, ngôn ngữ bạn sử dụng phải là ngôn ngữ phổ thông và phát âm chuẩn, hạn chế dùng những từ ngữ địa phương, tiếng lóng, biệt ngữ.

Đảm bảo sự trôi chảy trong cách nói chuyện

Những khi bạn ngập ngừng hay sử dụng quá nhiều những từ ngữ lặp đi lặp lại như ưm, và, là… sẽ khiến khách hàng thiếu lòng tin nơi bạn. Vì vậy, muốn củng cố lòng tin với khách hàng để cuộc nói chuyện thêm hiệu quả thì bạn cần trình bày trôi chảy với sự tự tin và chắc chắn.

Hãy nắm chắc những nội dung của cuộc nói chuyện và đảm bảo sự diễn đạt của bạn trôi chảy bằng cách chuẩn bị trước nội dung cần nói, luyện tập trước nếu có thời gian, hoặc thậm chí là suy nghĩ về những câu hỏi có thể bạn sẽ gặp phải trong suốt cuộc nói chuyện.

Kết thúc cuộc trò chuyện trong vui vẻ

Nhiều bài viết chỉ ra cho bạn cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả nhưng lại không nhắc đến bước kết thúc cuộc gọi. Đây là phần quan trọng để bạn chốt lại vấn đề và củng cố niềm tin cũng như sự hài lòng từ khách hàng.

Để đạt được mục đích của cuộc nói chuyện, trước khi gác máy, bạn hãy chắc chắn rằng người ở đầu dây bên kia đã nắm hết được những thông tin bạn muốn truyền đạt. Hãy hỏi về những thắc mắc của khách hàng để đảm bảo họ đã hiểu được hết vấn đề và kiên nhẫn trả lời cho đến câu hỏi cuối cùng.

Một cách khác để kết thúc cuộc gọi một cách thành công là để lại những thông tin cần thiết mà khách hàng có thể liên lạc cho bạn hay công ty khi cần.

Và cuối cùng, hãy gửi một lời chúc tốt đẹp của bạn đến khách hàng. Kết thúc cuộc trò chuyện theo cách tích cực này có thể làm thay đổi ấn tượng hay thái độ của khách hàng đối với bạn và công ty. Có thể khi bắt đầu là một cuộc điện thoại với sự giận dữ thì khi kết thúc lại là sự hài lòng khi được chia sẻ, được lắng nghe và được tôn trọng.

Kết luận

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt sẽ giúp bạn tạo nên dịch vụ khách hàng tốt và từ đó sẽ làm tăng doanh thu cho công ty. Cách gọi điện thoại cho khách hàng hiệu quả là hãy tích cực và làm tất cả những gì bạn có thể để tạo ra sự hài lòng cho khách hàng. Một khi khách hàng hài lòng về bạn thì có nghĩa là bạn đã làm tốt công việc và nhất định bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong sự nghiệp.